品保人的部落格

彼得.杜拉克:效率是一種習慣...

前 一陣子到圖書館找書,到X品書局找書,原本的打算是要尋找補充卓越經營績效與專案管理相關領域的知識,沒有想到,發現坊間關於時間管理或效率管理的書籍還 真是多的讓我眼花撩亂.事後,我常常想,到底有沒有簡單一點的概念,讓一般工程師(包括我)只要學得一招半式便可應付日常工作80%的事情.

但是,看過一些著作後,我心中也衍生出:
一個人如果提昇本身效率管理的能力,他(她)能夠在原本的職場上引起共鳴嗎?
或是管理階層如何營造出有效率的工作氛圍?

簡單來說,有效率管理能力的工程師, 除非相對的工作伙伴也是同樣水準或近似的水平,如此,才能發揮相得益彰的功效,否則,該名工程師是很有可能被同化而漸漸失去效率管理的能力.所以,所謂效率管理(含執行力),我們要探討的根本因素其實就是所謂的企業文化.

贏得勝利的組織,一切都從急迫感開始,底下步驟或許可供參考: (各位可以先著重1,2,5 & 6,這樣比較簡單)
     1. 訓練急迫感
     2. 建立領導團隊
     3. 提出願景和策略
     4. 溝通變革願景
     5. 授權員工參與
     6. 創造近程戰果
     7. 鞏固戰果並乘勝追擊
     8. 深植變革於企業文化

底下的重點摘要,便是我的讀書心得分享:

壹. 管理階層或經營階層應該要營造出:急迫感.而所謂的急破感,也就是說:當下行動(在這裡,當下行動是指完善的規劃或評估後所衍生的步驟,而非急就章隨隨便便的應付了事).


貳. 對於經理人,應該讓員工對自己的行為負責
      1. 自我管理,唯有成功者才會成功
      2. 信任員工,
      3. 分享資訊,
      4. 不期望立即看到成果,
      5. 尊重員工

     經理人也應學會看清1%本質的技術:架構力; 深度智慧力; 失敗力; 分享 best practice;多讀好書

     在美商工作的這幾年,上述項目是讓我覺得和台灣企業差異最大的,尤其是第4點:不期望立即看到成果(但不是表示你可以拖,而是我設定的due date是讓大家能夠接受);當然,員工本身的特質,如:工作穩定性,可預期性,問題解決能力和自主管理都要能夠讓遠在天邊的虛擬團對成員放心才能有此成果.

參. 再來,談到效率管理的要項,這些是我個人經驗的整理:
      1.  學會溝通管理( 金字塔結構;MECE):不當的溝通所導致的後果可能是浪費很多人的時間
      2. 你的早晨來自於前一晚,好好整理隔天,下週的工作重點與現況分析
      3. 目標管理: 設定目標,制定提前的查核點,確實執行與追蹤,風險預估與預防(PDCA)
      4. 時間管理: 學會切割或整合零散的時間,懂得如何開會,避免會而不議,議而不決,決而不行,行而不查
      5. 提昇個人的思考效率:具備多領域專長,學會以面甚至於是立體的方式思考,而非點或線思考.
      6. 要懂得Say No.:不要過度承諾,學會捨棄的技術
      7. 收納管理:不管是辦公桌面或電腦裡的檔案或代辦事項,請依序分好輕重緩急.
      8. 良好的生活習慣:指睡眠充足(最少6小時)和飲食均衡與正常

上述論點,我採取的是由上而下演繹法來詮釋如何創造整體公司效率提昇的條件,關鍵點是:創造急迫感;但若是採取由下而上的歸納法,倘若遇到不對等的經理人或經營階層,那,就很可能抹煞原本可能極具效率管理潛力的工程師.